Tulisan Periode 2 : Psikologi Manajemen

Tulisan Periode kedua

Mengatasi rasa jenuh dan malas dalam berorganisasi

Aktif dalam berorganisasi bukanlah suatu hal yang mudah, banyak kendala yang akan menghadang. Tuntutan deadline, menjaga komunikasi antar anggota, harus bisa terus berkoordinasi dengan semua pihak yang terkait, pikiran yang harus terbagi dengan kepentingan lainnya, totalitas dalam setiap tanggung jawab dan lain-lain menjadi bagian yang terkadang memunculkan rasa jenuh serta turunnya motivasi dan semangat dalam bertugas. Tentunya, hal tersebut tidak bisa dibiarkan, jika berlanjut itu akan mempengaruhi kinerja kita dan kinerja tim.

Lalu apa yang harus dilakukan untuk mengatasi gejala turunnya motivasi dan semangat saat bekerja dalam berorganisasi dan kepanitiaan? . Berdasarkan pengalaman saya akan tulis beberapa hal yang bisa dilakukan untuk mengatasinya :

1.      Mengingat kembali apa yang menjadi tujuan kita dalam berorganisasi dan kepanitiaan.

Sebelum kita memulai untuk membuat keputusan berorganisasi, pastinya kita memiliki alasan mengapa kita memilih organisasi itu. Jika alasan tersebut positif pasti kita tidak akan pernah melupakan alasannya. Ini bisa kita manfaatkan saat titik jenuh mulai hinggap dalam benak. Katakan dalam diri bahwa “bukan hal yang mudah kita bisa sampai ditahap ini, tujuan awal yang kita miliki sudah baik, maka seharusnya yang kita lakukan adalah merealisasikannya agar bisa menjadi semakin baik”.

2.      Keuntungan atau manfaat yang sudah didapat dari berorganisasi

Ketika rasa jenuh dan malas muncul dalam pikiran ataupun perasaan, pikirkanlah apa yang sudah diri ini dapat dari hasil organisasi. Saya yakin jika organisasi yang kita jalani adalah organisasi positif, tentunya akan banyak memberikan hal yang bermanfaat bagi diri kita. Jika dengan kita bersemangat kerja kita mendapat keuntungan yang tak ternilai, berarti jika kita merasa malas dan jenuh akan banyak keuntungan yang kita tinggalkan.

3.      Pikirkan seberapa banyak yang sudah kita berikan untuk organisasi tersebut

Ketika kita sudah tahu seberapa banyak manfaat yang kita dapat cobalah renungkan apa yang sudah kita berikan untuk kemajuan organisasi tersebut, sebandingkah dengan hasil baik yang sudah kita raih ? jika sudah, hanya segitukah tingkat kekuatan kita dalam berusaha?, sedangkan begitu banyak manfaat yang bisa kita rasakan. Jangan pernah merasa puas dalam hal berbuat kebaikan. Hasil semangat kita bukan hanya untuk kita, tetapi dapat mempengaruhi kinerja tim. Jika kita bersemangat, usaha yang kita lakukan maksimal, anggota lain akan menghargai kita, tapi jika kita malas organisasi tidak berjalan maksimal, dan akan ada citra buruk yang melekat dalam diri kita.

4.      Belajarlah perduli dengan orang lain

Organisasi memiliki beberapa kepanitiaan, dalam kepanitiaan terdapat banyak anggota. Jika kita mengabaikan tanggung jawab karena menuruti rasa jenuh dan malas, sudah pasti akan mempengaruhi segala yang berhubungan dengan kepanitiaan tersebut. Akhirnya butuh seseorang untuk menghandle pekerjaan yang seharusnya menjadi tanggung jawab kita, bukankah itu menambah beban kepada orang lain ? sedangkan kita terlibat dalam kepanitiaan yang sama, mendapat bagian pekerjaannya masing-masing dan kita tahu seberapa sulitnya pekerjaan tersebut. Belajarlah perduli dengan sesama, dengan bersemangat menjalankan tugas dan tanggung jawab kita agar tidak merepotkan orang lain.

Dibutuhkan komitmen dan konsistensi dalam organisasi dan kepanitiaan, untuk itu jangan pernah mengkorbankan hal positif hanya untuk memuaskan rasa malas dan jenuh kita. Bersemangatlah dalam berkontribusi..

Sumber inspirasi : Young On Top

Pengalaman Actuating (pengarahan) dan controlling (pengawasan)

Saat ini saya tergabung dengan salah satu organisasi di kampus, dalam organisasi selalu ada kepanitiaan. Keikutsertaan organisasi membuat saya lebih paham mengenai tugas-tugas dalam kepanitiaan. Disana saya memahami adanya pengarahan dan pengawasan.

Disetiap kali akan mengadakan sebuah acara akan dibentuk  struktur kepanitiaan. Yang terdapat dalam struktur kepanitiaan adalah ketua pelaksana, sekretaris, bendahara, seksi acara, seksi humas dokumentasi dan publikasi, seksi peralatan, seksi sponsorship, dan seksi konsumsi masing-masing setiap seksi memiliki 1 koordinator dan beberapa anggota.

Ketua pelaksana bertugas sebagai controlling (pengawas) gunanya adalah untuk mengawasi koordinator apakah tugas koordinator berjalan dengan baik dalam berkoordinasi kepada setiap anggota dan mengarahkan jika ada hal yang salah dalam kinerja koordinator. Begitupun dengan setiap koordinator, bertugas sebagai pusat dalam memberikan pengarahan dan pengawasan serta koordinasi kepada setiap anggotanya, apa saja yang menjadi kendala akan menjadi pertanggung jawaban koordinator kepada ketua pelaksana.

Tugas Periode 2 : Psikologi Manajemen

Tugas Periode 2 :

Pengorganisasian Struktur Manajemen

    A. Definisi Pengorganisasian

Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan anggota dalam bentuk struktur organisasi untuk mencapai tujuan organisasi dengan sumber daya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya baik intern maupun ekstern.

James D. Mooney (dalam Abdul & Imam, 1995) mengatakan organisasi yaitu bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama. 

Organisasi merupakan proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas diantara para anggota untuk mencapai tujuan.

  B.   Definisi Struktur Organisasi

Struktur organisasi didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal organisasi diolah. Struktur ini terdiri atas unsur spesialisasi kerja, standarisasi, koordinasi, sentralisasi, atau desentralisasi dalam pembuatan suatu keputusan dan ukuran satuan kerja.

Faktor yang menentukan perancangan struktur organisasi yaitu :

1.      Strategi organisasi pencapaian tujuan.

2.      Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi output akan membedakan bentuk struktur organisasi

3.      Kemampuan dan cara berpikir para anggota serta kebutuhan mereka juga lingkungan sekitarnya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur perusahaan.

4.      Besarnya organisasi dan satuan kerjanya mempengaruhi struktur organisasi.

  C. Pengorganisasian Sebagai Fungsi Manajemen

Kata organisasi bisa menunjukkan proses pengorganisasian, yaitu cara bagaimana pekerjaan disusun dan dialokasikan kepada anggota-anggota organisasi sehingga tujuan organisasi bisa tercapai secara efisien.

 Proses pengorganisasian menghasilkan organisasi formal, yaitu lembaga atau kelompok fungsional yang menjadi wadah kegiatan anggota organisasi. Di lain pihak mungkin timbul organisasi tidak forma l(informal) yaitu yang menjadi wadah hubungan antara anggota tertentu organisasi formal. Semuanya perlu diperhatikan oleh manajer organisasi apabila berminat untuk memanfaatkannya bagi tercapainya tujuan-tujuan.

Mengapa pengorganisasian penting? karena dalam manajemen, manejer tidak bisa melakukan semua pekerjaan tersebut sendirian, dan dengan membagi pekerjaan secara tepat, pekerjaan bisa diselesaikan dengan lebih efisien, lebih cepat, lebih mudah, lebih tidak melelahkan.

Actuating Dalam Manajemen

  A. Definisi Actuating

Actuating merupakan usaha yang berhubungan dengan segala sesuatu agar semuanya itu dapat dilakukan.  Apa yang direncanakan dan diorganisasikan mungkin tak berjalan kecuali jika bawahan diberitahu tentang apa yang harus dilakukan.

Bisa dikatakan actuating adalah menggerakan atau mengarahkan orang-orang agar mau bekerja dengan sendirinya atau dengan kesadaran secara bersama-sama untuk mencapai tujuan yang dikehendaki secara efektif.

Dalam menggerakkan atau memberikan pengarahan agar dihasilkan sesuatu yang diharapkan, perlu dikeluarkan perintah-perintah secara baik, perintah tersebut harus ada follow-up nya, pengarahan itu harus sederhana dan dijelaskan mengapanya agar diperoleh saling pengertian.

  B.  Pentingnya Actuating

Orang yang mengarahkan harus menghayati perasaan sikap, perilaku dan tindakan yang diarahkan sehingga pengarahan harus berdasarkan motivasi dan komunikasi.

Kemampuan seorang yang memberikan pengarahan seperti manajer untuk memotivasi bawahannya akan mempengaruhi, mengarahkan, dan berkomunikasi akan menentukan efektivitas manajer.

Begitupun dengan komunikasi. Komunikasi sangat penting bagi para manajer dalam melaksanakan seluruh fungsi manajemen dan dengan komunikasi para manajer mencurahkan sebagian waktunya untuk berinteraksi dengan anggotanya.

  C. Prinsip Actuating

Menurut kurniawan prinsip actuating adalah :

1.      Memperlakukan anggota dengan baik

2.      Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia

3.      Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi

4.      Menghargai hasil yang baik dan sempurna

5.      Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih

6.      Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup

7.      Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya.

Mengendalikan Fungsi Manajemen

  A.    Definisi Mengendalikan (Controlling)

Pengendalian atau pengawasan (controlling) dapat disebut juga sebagai evaluating appraising atau correcting.

Pengertian pengendalian atau pengawasan yaitu proses penjamin pancapaian tujuan organisasi. Hakikatnya merupakan usaha memberikan petunjuk para pelaksana agar mereka selalu bertindak sesuai dengan rencana. Jadi disini ada kaitan yang erat antara pengawasan dan perencanaan. 

Pengendalian menjadikan siklus fungsi manajemen lengkap dan membawa organisasi ke perencanaan.

Menurut J.Mockler (dalam Abdul dan Imam, 1995) controlling yaitu usaha sistematik menetapkan satandart pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem, informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan mengukur deviasi-deviasi dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.

  B.     Langkah-langkah Dalam Kontrol

1.      Tahap penetapan standar

Tujuannya adalah sebagai sasaran, kuota, dan target pelaksanaan kegiatan yang digunakan sebagai patokan dalam pengambilan keputusan.

2.      Tahap penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

Digunakan sebagai dasar atas pelaksanaan kegiatan yang dilakukan secara tepat.

3.      Tahap pengukuran pelaksanaan kegiatan

Berupa proses yang berulang-ulang dari continue, yang berupa atas pengamatan, laporan, metode, pengujian, dan sampel.

4.      Tahap pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan

Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat pengambilan keputusan bagi manajer.

5.      Tahap pengambilan tindakan koreksi

Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada perbaikan dalam pelaksanaan.

  C.     Tipe-tipe Kontrol

1.      Pengawasan pendahuluan (feedforward control, steering controls)

Untuk mengantisipasi penyimpangan standar dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum kegiatan terselesaikan. Pengawasan ini akan efektif bila manajer dapat menemukan informasi yang akurat dan tepat waktu tentang perubahan yang terjadi atau perkembangan tujuan

2.      Pengawasan concurrent (concurrent control)

Yaitu pengawasan “Ya-Tidak”, dimana suatu aspek dari prosedur harus memenuhi syarat yang ditentukan sebelum kegiatan dilakukan guna menjamin ketepatan pelaksanaan kegiatan.

3.      Pengawasan umpan balik (feedback control, past-action controls)

Yaitu mengukur hasil suatu kegiatan yang telah dilaksanakan, guna mengukur penyimpangan yang mungkin terjadi atau tidak sesuai dengan standar.

  D.    Kontrol Proses manajemen

1.      Merumuskan hasil diinginkan

2.      Menetapkan penunjuk

3.      Menetapkan standar petunjuk dan hasil

4.       Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik

5.      Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi.